Arbeitet man mit Trello wirklich effizienter? Ein kurzer Selbstversuch bringt Antworten

Die besten Dinge passieren oft ganz nebenbei. So ist es oft im Leben und so ging es mir auch mit Trello. Ich weiß garnicht, wie viele Tools ich zur Verwaltung von To-Do-Listen und Notizen ausprobiert habe, um dem Zettel-Wirr-Warr auf meinem Schreibtisch den Garaus zu machen. So richtig geklappt hat es eigentlich nie. Entweder war ich mit der Übersichtlichkeit unzufrieden oder die Synchronisation zwischen verschiedenen Plattformen funktionierte nicht so wie ich es mir gewünscht hätte.

Dass ich in einem Management-Tool fündig werden würde, hätte ich nie für möglich gehalten.

So ganz nebenbei erwähnte eine Arbeitskollegin, dass sie ihre privaten Aufgaben mit Trello koordiniert. Ihrer Expertise vertrauend dachte ich „probier das doch einfach mal aus“ und siehe da, es hat sich gelohnt. Das erste Board war binnen weniger Minuten eingerichtet und nur kurze Zeit später wusste ich, dass ich viel zu lange verkrampft nach der eierlegenden Wollmilchsau gesucht habe. Ich hätte einfach nur den Blickwinkel ändern müssen. So kam ich zu Trello.

Trello ist ein visuell ausgerichtetes Projektmanagement-Tool. Basierend auf dem Kanban-System ermöglicht es das Tool, Aufgaben in Form von Karten { ähnlich Post-Its } in verschiedenen Listen und Boards zu verwalten. Gemäß klassischen Kanban-Prinzipien geschieht dies anhand der Listen

Das Tool nagelt Sie aber keineswegs auf diese Nomenklatur fest. Sie können die einzelnen Listen einfach so benennen, wie sie am Besten in Ihre Denkweise und in Ihren Workflow passen. Es ist auch möglich, zusätzliche Listen zu erstellen oder die Listenanzahl so schlank wie möglich zu halten.

Die Bedienung von Trello ist äußerst intuitiv gehalten. Wer im Umgang webbasierter Tools vertraut ist, wird kein Problem mit Trello haben. Vieles lässt sich ganz einfach per Drag & Drop erledigen und der berühmte Drei-Punkte-Button ist auch stets dort vorhanden, wo er benötigt wird. So lassen sich nützliche Zusatzmenüs jederzeit aufrufen. Die meisten Eingaben werden ohne weiteres Zutun im Hintergrund gespeichert und dort, wo es nicht so ist, werden im Zweifel Sicherheitsabfragen eingeblendet.

Dadurch, dass jede Karte { d.h. jede Aufgabe } mit Funktionen wie Checklisten, Anhängen, Kommentaren und Fälligkeitsdaten, detailliert ausgestaltet werden kann, steht bereits in der Basisversion ein erhebliches Leistungsspektrum zur Verfügung. Durch sog. Power-Ups { in anderer Software auch als Add-On oder Plug-In bekannt } lässt sich der Funktionsumfang z.T. erheblich steigern und den eigenen Bedürfnissen entsprechend anpassen. Neben vielen kostenpflichtigen Power-Ups gibt es auch einige sehr nützliche und dennoch kostenlose Erweiterungen.

Trello kann sowohl als Einzelperson, als auch im Team genutzt werden. Teamfunktionen sind in der kostenlosen Variante zwar eingeschränkt, aber durchaus in kleinem Rahmen nutzbar.

Es gibt tatsächlich keine Benutzeroberfläche, auf der man Trello nicht einsetzen kann. Das Tool ist sowohl im Apple-Store, als auch im Google- und Microsoft-Store als eigenständige App verfügbar. Obendrein kann man die webbasierte Version auf jedem Endgerät per Browser nutzen. Durch die intuitive Bedienung bedarf es auch keine großartigen Schulungsmaßnahmen.

Das Aufgabenfeld von Trello ist sehr flexibel ausgerichtet. Von der einfachen, persönlichen Aufgabenverwaltung über Eventplanungen, Koordination von Kundenbetreuung bis hin zur Management kleinerer Projekte, ist alles möglich. Umfangreiche Projekte würde ich allerdings mit anderen Tools umsetzen. Eine kurze Übersicht von Tools mit deutlich größerem Funktionsumfang finden Sie weiter unten in diesem Artikel.

Trello unterstützt Sie jedoch definitiv dabei, Aufgaben zu priorisieren, Ihren ganz persönlichen Workflow zu entwickeln { oder etablierte Arbeitsweisen abzubilden } und diesen auch konstant einzuhalten.

Das Tool ist aber nicht nur für den Einzelanwender gedacht. So richtig nützlich wird es erst, wenn man es im Team nutzt. Ohne diese Funktion wäre es im Projektmanagement auch mehr oder weniger nutzlos. So kann man in Echtzeit Informationen im Team austauschen, Dateien weitergeben und vollkommen einfach mit Checklisten arbeiten. Das alles wohlgemerkt ganz ohne den Einsatz von Erweiterungen.

Um effizient mit dem Tool arbeiten zu können, müssen Sie zwingend mit dem Kanban-Prinzip vertraut sein. Ohne Verständis dieser Methodik werden Sie nicht gewinnbringend mit Trello arbeiten können. So sehe ich es zumindest.

Ein etablierter Workflow ist von Vorteil, kann aber auch im Verlauf entwickelt werden.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, trägt schon die schlichte { zeitgemäße und anpassbare } Benutzeroberfläche enorm dazu bei, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren. Workflows werden klar dargestellt und Aufgaben können super simpel priorisiert werden. So hat man immer einen Überblick über den aktuellen Status einzelner Aufgaben und erkennt Umsetzungsengpässe deutlich schneller als zuvor. Das ist schon die halbe Miete.

Möchten Sie sich im Team organisieren, ist Trello eine hervorragende Informationsschnittstelle. Das Tool kann dabei als zentrale Dateiablage dienen und ermöglicht eine simple Team-Kommunikation über Kommentare. Selbstverständlich können Aufgaben auch an einzelne Teammitglieder deligiert werden, wodurch Verantwortlichkeiten stets klar und übersichtlich geregelt sind. Trello muss aber nicht zwingend in Unternehmen genutzt werden, sondern eignet sich auch hervorragend zur innerfamiliären Aufgabenorganisation. Ganz nebenbei sind auch Notizablagen möglich. Das alles wohlgemerkt plattformübergreifend und in Echtzeit.

Trello bietet bereits in der Basisversion viele Funktionen. Zusätzliche Komponenten { sog. Power-Ups } können allerdings enorm dazu beitragen den effizienten Einsatz des Tools voranzutreiben. Leider sind viele dieser Ergänzungen kostenpflichtig. Einige kostenlose Perlen gibt es aber auch.

Trello ist in verschiedenen preislichen Abstufungen verfügbar. Diese Unterteilung trifft man heutzutage in nahezu allen Diensteistungen, die als Software as a Service { Saas } angeboten werden, an. Ich möchte an dieser Stelle lediglich einen Überblick anbieten. Konkrete Tarifinformationen gibt’s direkt bei Trello.

Atlassian’s Ansatz, die Premium-Variante { sozusagen als Direktwerbung } für die ersten Schritte zur Verfügung zu stellen und nach der Testphase ohne großes Tamtam auf die kostenlose Variante zurückzustufen, ermöglicht einen risikofreien Test des Systems. Es gibt keine Kostenfalle.

Mit Trello kann man jede Menge erreichen. Will man allerdings komplizierte Projekte abwickeln, größere Teams einbinden, mehr mit Automatismen arbeiten oder gar komplexe Servicesysteme etablieren, wird man aber um umfangreicheren Tools nicht umhin kommen. Atlassian { Herausgeber von Trello } bietet diesbezüglich mit Jira ein Tool an, dessen Möglichkeiten schier unbegrenzt sind. Darum geht’s in diesem Beitrag aber eigentlich auch nicht.

Trotzdem möchte ich mal einige Alternativen in den Ring werfen…

Jira ist ein äußerst vielseitiges Projektmanagement-Tool, das ursprünglich für die Softwareentwicklung gedacht war, ermöglicht Jira { größeren } Teams die Planung, Verfolgung und Verwaltung von Aufgaben. Jira unterstützt dabei die etablierten agilen Projektmanagement-Methoden Kanban und Scrum. Jira ist enorm flexibel und deckt über Erweiterungen und die Integrationsfähigkeit weiterer Toosl alle Funktionen ab, die agiles Projektmanagement benötigt.

Asana ist ebenfalls ein webbasiertes Projektmanagement-Tool. Asana ermöglicht die Erstellung von Projekten, Aufgaben und Unteraufgaben, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Festlegung von Fristen. Das Tool verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche, umfangreiche Funktionen und zeichnet sich durch flexible Anpassbarkeit aus. Große Projekte sind bei Asana gut aufgehoben.

MS Planner ist sozusagen die kleine Schwester von MS Project. Beim Planner handelt es sich um ein einfaches, visuelles Tool für die Zusammenarbeit im Team. Es ermöglicht die Erstellung von Plänen, die Organisation von Aufgaben in sog. Buckets und die Zuweisung von Verantwortlichkeiten. Aufgabenverfolgung und Fristeinhaltung werden durch eine visuelle Darstellung des Fortschritts erleichtert. Durch die Integration in Microsoft 365 wird die nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation in Teams gefördert.

ClickUp ermöglicht Projektmanagement, Aufgabenverfolgung und Zusammenarbeit in einem Tool. Die Online-Anwendung bietet eine Vielzahl von anpassbaren Funktionen wie Aufgabenlisten, Kalender, Dokumente und Chats, um Teams bei der Organisation und Durchführung ihrer Arbeit zu unterstützen. Dabei kann der Workflow stets individuell in der Benutzeroberfläche untergebracht werden.

Monday.com reiht sich nahtlos in die Auflistung ein. Die cloudbasierte Plattform unterstützt Teams bei der Planung, Verfolgung und Durchführung ihrer Arbeit. Wie in den anderen Tools auch, können hier Boards, Dashboards und Workflows definiert werden, um Projekte, Aufgaben und Prozesse zu visualisieren. Die Plattform ist branchenübergreifend in vielen Anwendungsbereichen einsetzbar.

Trello bietet zwar schon in der kostenlosen Version einen sehr ordentlichen Funktionsumfang, die kostenpflichtigen Varianten erweitern selbigen aber deutlich. Darum soll es in diesem kurzen Abschnitt aber eigentlich gar nicht gehen. Trello lässt sich nämlich durch sog. Power-Ups hervorragend pimpen. Meiner Ansicht nach lohnt sich ein Blick auf folgende { kostenlose } Power-Ups:

Die Auswahl an Power-Ups ist relativ groß. Viele sind allerdings nur für einen beschränkten Zeitraum wirklich kostenlos. Die 4 genannten Beispiele können dauerhaft ohne monetären Aufwand genutzt werden. Sollten mir andere empfehlenswerte Power-Ups unterkommen, aktualisiere ich die { momentan noch kurze } Liste natürlich.

Ich nutze Trello jetzt seit ca. 4 Wochen. Ob ich messbar effektiver arbeite, kann ich nocht nicht wirklich sagen, gefühlt ist es aber so. Allein die Task-Verschiebung per Drag & Drop verleiht mir das Gefühl, voranzukommen.

In analogen Zeiten hatte ich dieses Gefühl immer dann, wenn am Ende des Tages von ursprünglich 10 Post-Its nur noch 3 am Monitor zu finden waren. Mit Umstellung auf digitale To-Do-Listen entfiel dieser Effekt. Mir persönlich fehlte dadurch stets ein sichtbares Erfolgserlebnis. Notizen ließen sich in den digitalen Listen auch nicht so unterbringen, wie es meinem Gusto entsprach. So kamen und gingen viele Tools und letztlich kehrte ich immer wieder zur alten Zettelwirtschaft zurück, um meine intrinsische Motivation aufrechterhalten zu können.

Durch Trello organisiere ich meine To-Dos jetzt anders, habe mir ziemlich schnell angewöhnt, das eigentliche Ziel etwas gröber zu fassen und in { weitestgehend selbstverständliche } Teilaufgaben zu gliedern. Dank der Checklist Progress Bar ist der Fortschritt größerer Aufgabenpakete wieder nachvollziehbar. Füllt sich die DONE Liste nach und nach, verleiht mir auch dies ein Gefühl von Zufriedenheit. Automatisierungsfunktionen sorgen jetzt dafür, dass meine To-Do-Liste täglich hinsichtlich Ablaufdatum neu strukturiert wird und Termine durch E-Mail-Erinnerungen nicht mehr in Vergessenheit geraten. Verrückterweise lassen sich auch Notizen hervorragend in einer eigens dafür erstellten Liste perfekt organisieren und { dank Kommentarfunktionen } sogar versionieren.

Meiner Meinung nach taugt dieses Tool definitiv dazu, den eigenen Workflow zu optimieren und somit Aufgaben effektiver zu erledigen. TSelbstverständlich isr es nur so gut wie der Mensch, der damit arbeitet.